编制日程安排表

    任务一　编制日程安排表

    一、训练目标

    能够为上司和秘书本人制订日程安排表。

    二、任务内容

    2011年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行人将来公司视察。视察内容包括：听本公司领导述职（上午9：00—11：00在公司主楼第二会议室）；中午11：30—12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，陪同人员有公司总经理、两位副总经理、办公室主任、公关部部长、经理秘书纪颖共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午），此次活动主陪人为公司总经理，两位副总经理、办公室主任及秘书。请你根据上述情景，分别为公司总经理和秘书各列出1份日程安排表。

    三、任务要求

    （1）概述秘书完成此项工作任务的步骤。

    （2）自拟工作任务情景内容进行演练，设计出当日计划工作内容。

    （3）用计算机设计制作出日程安排表，并按照规范格式进行排版。

    四、训练提示

    （1）实训应分组进行，每组3～4人，其中1人扮演总经理，1人扮演秘书小赵，另外2人扮演秘书团队成员，可以演示总经理与秘书团队共同讨论商量各种日程内容的情景。

    （2）小组任务完成后，每组可选派1名学生进行实训成果汇报，然后由学生和教师分别进行点评，最后由教师给予综合评分。

    （3）日程安排表一般根据每周预定日程表制订，秘书应把当天的重要工作，如审阅文件、参加会议、重要接待等记在上面，在头一天让上司确认。另外，可以将一些注意事项用备注的方式记在此表上，以方便上司查询，此表可以把一天分成上午、中午、下午及晚上四个单元进行安排。

    五、训练内容及成果

    1.工作任务

    编制日程安排表。

    2.工作过程概述

    秘书在接到工作任务后，首先就活动的具体事宜征求领导意见，然后根据领导意见组织工作团队讨论日程安排细节，由秘书利用计算机制表，并将相关内容填入表中，最后将日程安排表送交领导审核。

    3.训练成果

    （1）工作日程安排表（秘书使用）。

    秘书使用的工作日程安排表见表2－9。

    

    表2－9　工作日程安排表（秘书使用）

    

    （2）工作日程安排表（上司使用）。

    上司使用的工作日程安排表见表2－10。

    

    表2－10　工作日程安排表（上司使用）

    

    六、综合训练题

    请根据下面案例为秘书高山制订当天日程安排表。

    2008年8月8日，是一个让所有中国人都幸福期待的日子。天地公司的高山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积极分子。用过早餐，在上班的路上，一想到晚上就可以看让人期待已久的第29届奥运会开幕式，高山不禁哼起了《北京欢迎你》这首歌曲。可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交代了不少的工作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫工作的值班表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订8月14日去北京的飞机票；通知有关部门经理下午3点开会，文件人手一份；还有要接待10点左右到总公司的滨江分公司刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天都有做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊。

    （案例来源：湖南商务职业技术学院秘书实务精品课程）