会展时间进度表

    

    会展时间进度可以根据会展时间管理的程序步骤来编制会展时间表。办展一般包括选择展览场地、安排展期服务、设计和制作展台等工作都要在规定的时间内完成。而制定一个详细的时间表，可以防止因头绪多而造成的顾此失彼或手忙脚乱的情况。制定时间表不一定精确但一定要详细，不能精确是因为影响办展的因素较多，有些情况是不能预计的，不顾实际地追求精确只会显得死板教条，失去实用性；可以详细是因为对准备工作的细化能促使办展者考虑更周到，准备更充分，这样遇到变化时才能更从容地应对。所以一个好的时间进度表应该是既有弹性又很详细的。从实际来看，编写时间表并没有一个“标准”的做法。你可以制定一个主表，下面再细分每一项工作环节的主要截止时间；也可以使用为项目计划管理专门设计的软件；或者用直观的展板结合文字处理系统来制表。

    （一）编制时间进度表

    尽管编制会展时间进度表可以不拘一格，形式多样，但大多数会展都有共性。在实际工作中，每次都可以用同样的主表模式来制定时间表，按照时间和主要任务把表格分块，然后按照每次会展的具体目标和相关任务将时间表进一步细化。其中特别要确定项目负责人、项目开始时间和完成时间等，将制好的表分发给会展各项目负责人，并备案留底。例表如下：

    

续表

    

    如果确定了会展举办时间，为了直观地反映会展进程，可用甘特图加以呈现。假设某会展准备时限为一个月，展期4天，开幕时间5月18日，图表示例如下：

    

    甘特图：

    运用图表可以直观反映会展时间进度，从上图中可以看到会展筹办的主要环节和相应的时间安排。一般招展、招商及宣传在计划完成之后才好进行，它们和会展服务所需时间较长，做计划、招展、布展都在展前完成，招商、宣传和会展服务可以持续到展中和展后，撤展和评估在展后两天内完成。上图是对会展总体进度的简单呈现，实际的会展筹备过程往往需要更长的时间。具体情况可以结合实际加以调整，也可以针对每个环节做分进度表，从而更好地控制会展时间进程。

    （二）具体步骤及注意事项

    会展时间进度从做计划到最后评估，经过8个步骤，一般程序是：计划先行，招展招商跟进，同步宣传推广，做好服务保障，在会展开幕前完成布展，会展结束及时撤展，最后进行评估总结。按照这个程序制订会展时间进度表的各步骤时，还要注意一些相关事项。

    1.做计划

    计划是办展的第一步，但它所占时间并不长，要在短时间内把计划做周密，建议做一个分进度表，计划主要涉及市场调查、费用、场地、相关手续办理等方面，所以在分进度表中要明确市场需求调查向谁调查、怎么调查、需要多少时间。费用的计划要尽可能周详，包括支出和收费两部分，其中支出主要有场地租费、广告宣传费、人工费、资料费、展位物料费和其他杂费等，收费包括展位收费和广告收费，其中展位收费可以先划分展位类型和大小，例如“光地”“标准型”等，再确定单位面积的费用标准。涉外会展还应区别国内外的企业，制定国外企业收费标准，费用计划还要明确《参展商手册》上的广告招租，包括封面、封底、内页等部位的具体价格，明确参观券、水座、胸牌、拱门、手提袋、会场横幅的价格等。最后关于场地的位置，办展所需办理的相关手续有哪些、需要的时间等都应列在计划的分进度表中，注明每个任务完成的具体时间。需要提醒的是，在计划表中应把截止日期留得宽裕一些，以防特殊情况，那些一旦超时就会引起连锁反应的关键步骤更要注意。

    2.招展

    招展在计划订出后即可进行，通过时间进度表对会展招展工作进行有效监督和控制，包括何时启动、何时结束、用时多长等等。在时间上对招展工作进行合理的安排，合理把握会展招展工作的时间节点，有时根据实际，可以灵活调整招展策略和时间安排，如有必要可加大招展力度，保证在预定的开幕时间之前圆满完成招展任务。进度表还要注意给展商留有足够的时间余地，这一方面有利于展商备展，另一方面也有利于会展主办方收集整理往届会展的参展企业名录，登记注册本届会展参展企业，从而制作翔实全面的参赞商手册和服务说明书等等。一般招展这一步骤应在会展开幕前半年甚至更早的时候就开始进行。

    3.招商

    招商主要是招采购商、经销商、代理商和专业观众，一般通过发布信息、举办活动来吸引目标观众，在进度表里要明确发布信息的时间和方式以及举办活动的具体安排。招商可以持续到会展中，一般认为会展的举办期间都是招商时间，因为会展开幕后需要保持足够数量的有效观众到会参观，所以招商在展前展中都可以进行，展前以招采购商等专业观众为主，展中以招普通观众为主，对专业观众还应统计其数量信息，以便于在宣传阶段使用。成功的会展都是通过持续招商来保证其最大效果和影响的。

    4.宣传推广

    这一步在计划订出之后开始实施，基本和招展招商同步。起点上与招展同步，因为会展宣传宜尽早；终点上与招商同时，是为了争取更多的参观人数。宣传推广包括形象塑造、会展筹备、协助工作和培训工作。根据宣传推广的整体时间来确定几个环节的具体时间进度，其中形象塑造和相关筹备工作要先做，用时也会比较多，培训和协助工作投入时间相对较少。宣传文案是形象塑造很重要的部分，撰写时需要注意的是，第一，文案应有明确的展览主题和目标；第二，介绍本会展举办历史及取得的荣誉、具有的社会影响等；第三，介绍上届参展商和专业观众情况以及举办的特色活动等。这样就为宣传对象勾勒出一个清晰的会展形象，再配合其他形式的广告和实物，使会展形象更丰富、更完美。培训在会展开幕前和开幕初期进行，主要是接待礼仪培训，为期3～5天即可。协助工作是在相对空余的时间里，配合业务代表和宣传代理机构更好地为会展服务。

    5.会展服务

    这一步中，首先制定工作时间表，表中应包括：租赁、交通运输、仓储安保、住宿餐饮、保洁等内容。会展开幕后还要有所有现场服务的时间表，比如材料管理、清洁工作、地毯租用、展台装饰和电脑装配等。在实际工作中，还可以列一张关于现场工作详情的清单，包括在前台领取资料和会议通行证，在每个服务台核对现场服务的订单，监督展台布置，新闻稿的制发，安排员工培训，签订下届展位租赁合同等。这些工作都有明确的时间限制，所以在制订计划表时不是以天为单位来计算，而要精确到小时。其次针对专业观众如采购商、经销商安排好论坛、采购说明会、成果展示会、技术交流会等活动。会展服务涉及的方面很多，在列表时要尽可能全面，时间上快慢松紧要适当，比如参展商服务说明书的制作要快，而保洁工作的时间要求就松一些。规范高效的会展服务能让展商和客商切实体会到会展的品质，相比于宣传推广，这更有助于塑造会展形象、提升会展影响力。

    6.布展

    会展开幕前应及早制订好展厅、展台的布置搭建计划。根据展厅情况估算出完成布置安装所需的时间，然后列入分进度表，按照时间逐步落实。如果必要的话，布展可以外包给专业公司，比如选择展览设备安装公司。如果这样就需要在展前一个月左右和他们联系，就项目、价格、时间等进行洽谈，保证开幕前完成布展。

    7.撤展

    撤展大多是在会展结束的当天和第二天进行，时间一般较短。为了在会展结束后尽快向租赁方归还场地，主办方应在《参展商手册》中说明，要求他们在规定时间内，向主办方归还租用的物品和设备，并做好资料和展品的撤离工作。另一方面，主办方也要制订自己的撤展方案，主要考虑场地和展位的拆除时间、材料设备的重新包装时间、物品的运输时间。运输要考虑选择最经济的方式：人工还是车辆；自运还是物流；公路、铁路还是水运等。如果材料设备较多需要运输公司承运，就要事先联系好，并告知他们所装运的材料设备的数量、大小以及地点和时间。

    8.评估

    评估在会展末期进行，用2～3天的时间，大致分三步实施。第一是向参展商、客商和观众发放问卷调查表；第二是回收整理问卷、统计数据；第三在清点展品和设备、进行财务审核的同时撰写会展分析，总结经验，寻找不足，并提出改进建议。时间安排上可以一天完成一个环节。闭幕并不意味着结束，评估结束会展才算真正结束。

    会展工作头绪多、涉及面广，只有合理安排会展的各项工作，做好总时间表和分进度表，在进度上紧密衔接、统筹协调，才能保证会展的顺利进行。