第一节 账簿的意义和分类
账簿是由具有一定格式、相互联系的若干账页所组成的，以审核无误的会计凭证为依据，用以全面、系统、序时、分类地登记经济业务的簿籍。在会计核算过程中，对发生的每一项经济业务，都要取得并填制会计凭证，以保证经济业务的可查证性。而用凭证和账户反映和记录经济业务都很分散，不便于查找，易丢失或破损。因此，需要根据审核无误的会计凭证，按一定的记账方法在账簿中将会计凭证所记录的经济业务全面、系统、连续地按类别进行登记。这种在账簿中登记经济业务的过程即为登记账簿，简称记账或过账，它是会计核算的一种专门方法。
一、账簿的意义
会计账簿简称账簿，从表现形式看，账簿是由若干具有专门格式、并相互联结的账页组成的；从反映内容看，账簿所记录的是各个账户的增减变动和结存情况。
如前所述，经济业务发生以后，都要根据经济业务的发生情况填制或取得原始凭证，并根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，从而将大量反映在原始凭证中的会计信息，通过专门的会计方法记录到记账凭证中。但是，这种记录在会计凭证中的信息是分散的、不系统的，为了系统、全面地反映各单位经济业务的发生情况，就需要把会计凭证所记录的分散、零星的会计信息，通过归类、整理，将其登记到相应的账簿中，使之集中化、系统化和条理化，这就需要利用设置和登记会计账簿来加以完成。而账簿资料又是后续编制会计报表的基础，因此，科学地设置和正确地登记账簿，对于完成会计工作的任务，有着非常重要的意义，主要表现在如下几个方面。
1.会计账簿可以为企业的经济管理提供系统、全面的会计信息
通过设置和登记账簿，可以对经济业务进行或分类的核算，将大量的、分散的数据或资料加以归类整理，逐步加工为有用的会计信息。全面、系统地提供有关企业成本费用、财务状况和经营成果的总括和明细的核算资料，为经营管理提供系统、完整的会计信息。
2.会计账簿可以为定期编制会计报表提供数据资料
会计资料通过账簿进行归类整理以后，就能提供一个单位在一定时期内的资产、负债、所有者权益的增减变化和结存情况，以及收入、费用、利润及其分配等的经营情况。若将这些日常的账簿核算资料再加以进一步地汇总、整理，就可以编制出会计报表。因此，及时、完整、正确的账簿记录为成本计算和定期编制会计报表提供了必不可少的依据。
3.会计账簿是考核企业经营成果，加强经济核算，分析经济活动情况的重要依据。
会计账簿提供的核算资料比会计凭证提供的资料全面系统，又比会计报表提供的信息更具体、丰富，因此，利用会计账簿资料能全面了解企业的财务状况。通过计算费用、成本，能正确地确定企业的经营成果，并通过与预算的比较，考核各种预算的执行及完成情况，为加强经济管理提供了原始数据资料。
4.会计账簿为财产清查的进行提供依据
通过设置和登记账簿，能够在账簿中连续反映各项财产物资的增减变动及结存情况，并通过财产清查等方法，确定财产物资的实际结存情况，以账簿记录控制实存物资，以保证财产物资的安全完整。
二、会计账簿的分类
会计账簿的种类多种多样，为了正确认识和使用各种账簿，有必要对账簿按不同的标准进行分类。
(一)账簿按其用途分类
会计账簿按其用途可分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿。
1.序时账簿
它是指按照经济业务发生和完成的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿，又称为日记账。这里的时间先后顺序通常是指会计凭证的编号顺序。按照所记录内容的不同，日记账又分为普通日记账和特种日记账。
(1)普通日记账。是用来记录全部经济业务发生情况的日记账。通常是将每天发生的全部经济业务，按发生的时间顺序，编制成记账凭证，根据记账凭证逐笔登记到普通日记账中。由于普通日记账所登记的内容与所有会计分录的内容相平行，所以又称为分录簿。企业设置的日记总账就属于普通日记账。由于普通日记账的内容过于繁杂，不利于会计信息的分析和整理，所以只有经济业务较为简单的企业才会设置。
(2)特种日记账。是用来记录某一类经济业务发生情况的日记账，通常是把比较重要、经常发生的经济业务分为大类，各类业务按发生的先后顺序记入相应的日记账簿中，以反映某个特定项目的详细情况；而且，对于每一种特种日记账，都往往根据所记录的内容，专门确定一个名称。常见的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账，这是为了加强对货币资金的管理而设置的。现金日记账专门记录现金的收支情况，银行存款日记账专门记录银行存款的收支情况。另外，也可以根据企业经济业务的特点设置其他的特种日记账，如销售日记账、购货日记账等。
2.分类账簿
它是指按照账户分类记录经济业务的账簿。分类账簿按照反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿与明细分类账簿各有其特点，两者相辅相成，互为补充。
(1)总分类账簿。简称总账，是按照总分类科目设置的，用来总括反映某类经济业务内容的账簿，它对明细账具有统驭和控制作用。企业全部的总分类科目(一级科目)都应开设相应的总分类账。
(2)明细分类账簿，简称明细账，是根据总账科目，按其所属明细分类科目设置的，用以分类记录某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。它对总分类账具有辅助和补充作用。
3.联合账簿
在实际工作中，经济业务比较简单、总分类科目为数不多的单位，为了简化记账工作，可以将序时记录和总分类记录结合在一起，在同一账簿中既进行序时登记又进行总分类登记，这种同时具备日记账和总分类账两种用途的账簿称为联合账簿。日记总账就是典型的联合账簿。
4.备查账簿
备查账簿是对某些在序时账簿和分类账簿中未记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿，它可以对某些经济业务的内容提供必要的详细参考资料，如应收票据备查簿、应付票据备查簿、委托加工物资登记簿、代管商品物资登记簿、租入固定资产登记簿等。这种账簿属于备查性质的辅助账，与其他账簿之间不存在严密的依存、勾稽关系。它没有固定的格式，可根据实际需要加以设计。
(二)账簿按外表形式分类
会计账簿按其外表形式可分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿和磁性媒介质式账簿。
1.订本式账簿
订本式账簿简称订本账，它是指在启用前就把若干顺序编号的、具有专门格式的账页固定装订成册的账簿。这种账簿的主要优点是能够避免账页散失和防止账页被抽换，能够保证账簿记录的安全与完整。但是由于账页固定，在使用时，必须为每一账户预留账页，可能会出现某些账户预留账页不足，而有些账账户预留账页过多，影响记账的连续性造成浪费；另外，订本账在同一时间只能由一人负责登记，不便于分工。在实际工作中，一些重要的账簿，如总分类账簿、现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。
2.活页式账簿
活页式账簿简称活页账，它是指在启用前和使用过程中把账页置于活页账夹内，随时可以取放账页的账簿。其优点是可根据实际需要，灵活使用，也便于分工记账。其缺点是账页容易散失和被抽换。为了克服此缺点，使用活页账时必须要求按账页顺序编号，期末装订成册加编目录，并由有关人员盖章后保存。活页式账簿一般用于各种明细分类账。
3.卡片式账簿
卡片式账簿简称卡片账，是由许多具有账页格式的硬纸卡片组成，存放在卡片箱中的一种账簿。其优缺点与活页账基本相同。使用卡片账时必须将卡片顺序编号并存放在卡片箱内，由专人保管，一般不需要每年更换。卡片账适用于记载内容比较复杂的财产物资明细账，如固定资产登记卡、低值易耗品登记卡等。
4.磁性媒介质式账簿
磁性媒介质式账簿是存储在电脑中的账簿。这类形式的“账”已没有传统的簿籍形式。在会计采用电算化后，电脑中的“账”作为“文件”在打印输出前，是看不见、摸不着的，存放在磁性媒介质上，如磁盘；打印输出后，虽然也具有书面形式，但已不存在完整的账簿体系，只是根据需要打印输出某些会计记录和数据，既可以是某个账户的全部记录和数据，也可以是部分账户的记录和数据；既可以是所有账户的记录和数据，也可以是一部分账户的记录和数据。
(三)账簿按账页格式分类
会计账簿按其账页格式分类，可分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和横线登记式账簿等。
1.两栏式账簿
它是指在账页中只设两个金额栏的账簿。它按经济业务引起资金数量的增加和减少的两种变化，设置借方和贷方两个金额栏，不设余额栏。普通日记账、转账日记账一般采用两栏式。其账页格式如表7-1所示。
表7-1 普通日记账(会计分录簿)
2.三栏式账簿
它是指由设置三个金额栏的账页组成的账簿，其账页格式主要部分为借方、贷方和余额三栏或者收入、支出和余额三栏。它适用于总分类账、日记账，也适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算的债权、债务结算账户的明细分类账，如应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款和应交税金等。其账页格式如表7-2所示。
表7-2 总分类账
3.数量金额式账簿
数量金额式账簿亦称大三栏式账簿。它是指在账页中分设“借方”、“贷方”和“余额”或“收入”、“发出”和“结存”三大栏，并在每大栏内分设“数量”、“单价”、“金额”三小栏的账簿。数量金额式账簿能够反映出财产物资的实物数量和价值量，这种账簿适用于既要进行金额核算，又要能进行实物数量核算的各种财产物资明细账，如固定资产、原材料和库存商品等。其账页格式如表7-3所示。
表7-3 数量金额式明细账
4.多栏式账簿
它是指根据经济业务的内容和管理的需要，在账页的“借方”和“贷方”栏内再分别按照明细科目或某明细科目的各明细项目设置若干专栏的账簿。这种账簿把同一个一级账户所属的明细账户，集中在一张账页上设置专栏，反映各有关明细账户的核算资料。它一般适用于成本计算账户、收入账户、费用账户和利润账户等，既可按借、贷方分别设专栏，也可只设借方专栏，贷方内容在相应的借方专栏内用红字登记，表示冲减。其账页格式如表7-4所示。
表7-4 管理费用明细账
5.横线登记式账簿
它是指账页分为借方和贷方两个基本栏目，每个栏目再根据需要分设若干栏次，在账页两方的同一行记录某一项经济业务自始至终所有事项的账簿。即将前后密切相关的经济业务从发生到结束的全部事项在同一行进行详细登记。该项种账簿一般用于材料采购、其他应收款等明细分类账。其账页格式如表7-5所示。
表7-5 其他应收款———备用金明细账
综上所述，账簿分类见图7-1所示。
图7-1 账簿分类
