函的结构及其写作

    第二节　函的结构及其写作

    函的结构一般包括标题、主送机关、正文和落款四部分。

    一、标题

    函的标题，一般由发文单位、事由、文种等三个要素构成。

    1．由“发文机关＋事由＋文种”组成的完全式标题

    如果是发函，标题上只需写明××单位关于××的函即可；如果是复函，标题上则要写明来函单位要求答复什么问题的复函，如2004年6月19日《国务院关于同意长春市申办2007年第六届亚洲冬季运动会的复函》。

    正式的函，不管是发函还是复函，应标注发文字号。发文字号应按单位代号、年份、序号依次而写。

    2．省略发文机关，由“事由＋文种”组成

    如《关于商请列席飞行改革后勤保障现场会的函》。

    3．只写文种名函

    二、主送机关

    函的主送机关应写全称或规范化简称，顶格写。复函的主送机关即为来函机关。可以是平行机关、下级机关，还可以是上级机关。

    三、正文

    函的正文一般由开头、主体、结尾等三部分组成。

    1．开头

    开头，如是发函，开头简述发函的缘由和目的；如是复函，应以引述来函日期、函件名称加发文字号作起首语，如“你部×年×月×日《关于××××的函》（××字〔××〕×号）收悉”，或者只表明文件的发文字号也行，如“你局××字〔××〕×号来函收悉”。

    2．主体

    主体，是函的事项部分。如是发函，要写清楚商洽、询问或请示批准的主要事项；如是复函，要针对来函事项逐一郑重作答，答复时要求具体、明确，不能不置可否或答非所问。

    3．结尾

    结尾是函的结语。结语要干净利落，或重申致函目的，或要求对方有所行动。常用的结语多种多样。发函告知对方，多用“特此函告”“专此函达”；去函要求对方回复的，可用“盼复”“即请回复”“请予支持，并盼复”“请研究回复”“以上意见，请予函复”“希见复为盼”“特此函达，请复”等；复函一般用“此复”“专此函复”等。函的结语不宜像书信那样用“此致敬礼”之类的话。

    四、落款

    落款要标注发文机关和日期。发函的落款，写发文机关和日期，并加盖公章，复函写复函机关名称、日期并加盖公章。有的函还写明抄送机关名称。