第二节 行政公文的格式
行政公文格式——指行政公文外表形式和内在结构、即公文的用纸格式，印装格式和书写格式。
行政公文规定一定的格式，是为了保证公文的合法性、权威性、严肃性和有效性，并有利于避免行文的遗漏和差错，也为立卷、归档提供方便。
一、用纸格式
我国现行机关公文用纸一般采用国际标准A4型，纸张大小采用单面16开，双面8开的原则，长26厘米，宽18．5厘米。
二、印装格式
公文的书写文字从左到右横写横排，少数民族文字按其习惯书写、排版。
三、书面格式
正式公文的书面格式包括三个部分
(一)文头部分
1．发文机关
指发出公文机关的名称，如中共中央文件。
2．份号
指对一种标了密级的文件印了多少份。
3．秘密等级
如绝密、机密、秘密三级，左上角外加方括号。
4．紧急程度
分特急、加急、平急，置于秘密等级之上，外加方括号。
5．发文号
发文号简称文号，由机关代字、年号和顺序号三部分组成，如国发［2005］5号，就是国务院2005年制发的第五号公文的发文号。
6．签发人
签发人是指代表机关最后审查并批准公文发出的领导人。上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
7．间隔线
此线一般用红色，其作用是将文头部分与主体部分分开。
(二)主体部分
1．标题
行政公文标题一般由发文机关、事由、文种三部分组成。也称标题“三要素”，如:《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。
2．主送机关
主送机关在标题之下，正文之上，顶格书写，末尾加冒号。
3．正文
正文另起一行，空两格书写，正文一般包括三个部分。第一部分是开头，第二部分是主体，第三部分是结尾。由于行政公文的具体内容和上、下行文的语气不同，结尾语也有所不同。
4．附件
附件是用于补充和说明正文的材料(包括文字材料、图像、照片等)。附件提行空两格写。如果附件不只一件，应先写“附件一”，再另起行也空两格写“附件二”。
5．发文机关
发文机关，也叫“落款”，即印发文件的机关，落款要写全称，以示严肃。
6．成文日期
成文日期一般指公文的发文日期，它标志着成文的时间，是公文生效的依据。发文的年、月、日应写全。
7．印章
印章是行政机关权力的象征，加盖公章是公文合法、生效的凭证，印章盖在年、月、日上。
(三)文尾部分
1．印发传达范围
印发传达范围(如省军级、地厅级、县团级)标注在发文日期的左下方，空两格。
2．主题词
主题词是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语。主题词三个字应顶格写，后加冒号，词与词之间空一格，不用标点符号。主题词一般由三至五个词或词组构成。例如:《国务院关于商品房屋建设管理的通知》主题词为“商品房屋建设管理通知”。
3．抄送机关
抄送机关是指除主送机关以外需要了解本文件内容或请其给予协助的有关机关。抄送机关标识位置在主题词之下，换行顶格书写“抄写”，下加冒号，排列顺序可分别按:报上级机关，送平级机关及不相隶属机关，发下级机关。
四、行政公文的制发程序
1．拟稿
拟稿是行政公文的第一个环节。拟稿的原则是:谁主管，谁拟稿。
2．审核
由有关负责人对拟好的文稿进行检查，审核。
3．签发
指机关负责人对审核后的文稿进行最后审定签发，文稿一经签发即定稿，即可产生效力。
4．打印、校对
指公文的印刷和核对，这是保证公文不出差错的重要环节。
5．加盖公章
6．封发
对行政公文进行发文登记、封装和发出。
7．归档
机关撰写的公文，需将原稿和修改后的正式稿立卷保存。
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