树立组织良好形象的意识

    一、树立组织良好形象的意识

    1．组织良好形象的标准

    秘书客观上所承担的公共关系职责之一，是帮助组织塑造良好形象。那么，什么是组织良好形象呢？

    所谓组织形象，是指内、外公众对一个组织的总体评价和综合印象，它是公众在交往过程中对这一组织形成的认识。

    所谓组织的良好形象，有两个标准：

    第一，对外部公众而言，要使他们对组织留下长期可以信赖的印象，让他们感到组织对公众、社会是可靠的、负责的，是可亲、可近的。但是，仅此还不够。我们有时可以见到如下情况：当一个组织被电台、电视台或报刊表扬后，外部公众询问该组织内部成员时，一些内部员工往往会说：“噢，那是宣传，我在里面工作，清楚得很，并没宣传的那样好。”这说明这个单位在内部员工心目中形象不佳，那些报道有弄虚作假之虞。因此，还需要具有第二个标准。

    第二，使内部公众也对组织有好感，使他们具有主人翁的态度，人人关心组织，珍视组织信誉，荣辱与共，为组织努力工作。

    只有内、外公众一致对组织有好感，组织才能称得上具有良好形象。

    2．良好形象对组织的重要作用

    良好形象是一个组织的无价之宝，一笔巨大的无形资产，它能使组织获得公众广泛的信任、支持，受到爱戴。一个形象良好的涉外单位，会受到群众称颂，乐意与它密切配合；一个形象良好的学校，报考者会趋之若鹜，毕业生会供不应求；一个形象良好的“三资”企业，内部员工会产生自豪感、归属感，增强企业向心力，能争取到政府部门、金融部门的资金，能吸引股东投资，它的产品、服务会受到消费者的欢迎，它的经济效益也就显著。

    在激烈的竞争中，不少企业会败下阵来，形象良好的企业却能在公众支持下站稳脚跟。第一次世界大战后，美国的许多企业受战后经济萧条的影响而倒闭，只有少数企业幸存下来。经济学家和社会学家作了大量剖析、调查，发现这些幸存的企业都具有良好的形象。

    因此，涉外秘书必须理解良好形象对组织的重要作用，在秘书业务中注意树立组织的良好形象，并像爱护自己的眼睛那样，珍惜和维护组织的良好形象。不然，就不能成为一个称职的秘书。

    比如，某公司举办了一次新技术新产品展览会，邀请各方面人士前来参观，并指派两位年轻的女秘书站在门口，恭候来宾。由于展品在国内尚属先进，领导指示要劝阻来宾拍照。一位来宾到了门口，见门口布置很吸引人，取出相机准备拍照，一位女秘书见状，忙跑过去，生硬地阻止：“不能拍照！”来宾一愣，双方口角起来，另一位女秘书也赶过来帮腔：“这是我们领导规定的，不能拍就是不能拍！”推推搡搡中，来宾的相机也差点被推落在地上，亏得其他前来的来宾劝解，事情才了结。这位来宾气恼地在展览会中草草转了一圈就离去了。这两位秘书本应是脸带微笑迎候来宾的“礼貌大使”，此刻在来宾的眼中，却成了像监视小偷那样的女警察，令来宾们扫兴。

    又如，某地有家保温材料厂，在前几年建筑业大干快上的形势下，瞄准市场需求，试制出一种泡沫涂料，一时销路旺盛，财源滚滚。但是，不久，各地用户时有反映，诉说这种涂料质量不佳。面对这些反馈意见，作为领导参谋和笔杆子的秘书，没有及时提醒领导改进产品质量，而是迎合了领导乘市场急需，抓紧多销多获利的心理，建议领导大做广告，四处宣传这种涂料质量上乘，来“抵消”客户的批评。一些不知底细的单位纷纷订购，上海有家大企业购买这种涂料后，用于车间内粉刷，当电焊工按照规章制度作业时，电火花溅落在墙壁涂料上，顿时引起一场大火，烧毁了车间和多台进口设备，还烧死了一位工程师，酿成一场大祸。事后，经有关部门调查，火灾系由广告中自称有“阻火”、“自熄”性能的这种涂料引起。受害企业遂与这家保温材料厂交涉，这家厂百般抵赖。最后，受害企业诉诸法庭，法院判决保温材料厂赔偿巨额款项。一时，保温材料厂声名狼藉，客户望而生畏，都不敢向它订购涂料了，这家本可以在市场上供不应求的情况下迅速发展的厂家顿时衰败。

    上述两例单位的秘书，不懂得以自己的个体形象和产品形象来树立企业形象，缺乏树立组织良好形象的公共关系意识，导致组织形象受损，发展受到挫折。从中反衬出，良好形象对组织来说是何等重要。