《党政机关公文处理工作条例》从运转角度出发，以工作流程为主线来阐述公文办理，将公文办理分为收文办理、发文办理和整理归档三方面的工作。
本节考虑到“发文办理”和上节“公文拟制”内容上相衔接，所以将“发文办理”安排在“收文办理”之前阐述。
一、发文办理
发文办理主要有复核、登记、印制、核发等程序。
(一)复核
复核是指文秘部门对已经发文机关负责人签批的公文在正式印发前对公文进行二次审核的环节。
复核的内容主要包括审批手续、内容、文种、格式等。
另外，经复核需对文稿进行实质性修改的，应当报原签批人复审。
(二)登记
登记是指对复核后的公文的发文字号、分送范围和印制份数等内容进行记载的环节。其作用主要是便于对发文的管理、统计和核查。
在发文办理时，文秘人员可以根据文件发文字号、分送范围和印制份数等内容设计如下《发文登记表》(见表4-2)。
表4-2 发文登记表
【知识拓展】
发文登记簿简介
发文登记一般使用簿册式。采用簿册登记， 一般以年度为单位， 每年度使用一册。一个单位常常有三种发文登记簿。即内收发的《发文登记簿》、内收发对外收发的《送文登记簿》和外收发《发文登记簿》。
内收发的《发文登记簿》的登记项目有顺序号 (发文在簿册中的流水顺序登记号) 、登记日期、发文字号、密级、文件标题、发往机关(主送机关和抄送机关)、份数、归卷情况、备注等栏，发文时应逐项登记，以便于统计与核查。
内收发对外收发的《送文登记簿》的登记项目一般有登记日期、封皮号(发文在内收发的《发文登记簿》中的流水顺序号，同时要写在送文的封皮上，故称之为封皮号)、发往机关(主送机关和抄送机关)、发往方式(标明所发文件是否急件、密件，是否由机要交通发送或通过邮局挂号发送等)、签收时间和签收人(由外收发填写，收文后签名或盖章)、备注等栏。内收发向外收发送交待发文件时， 就履行上述送文登记的交接手续。
外收发的《发文登记簿》的登记项目与《收文登记簿》基本相似，可以直接使用与《收文登记簿》同样格式的登记簿。
资料来源:赵映诚主编:《公文工作与档案管理》，高等教育出版社2007年版，第147页。
(三)印制
印制是公文的印刷制作环节，是根据发文定稿制成文件正本的过程。
文稿必须经过印制才会成为完整美观的正本，才能在发出以后正确传达发文机关的意图，发挥其效用。因此，印制时必须严肃认真、准确细致，以保证公文制作的质量。公文印制必须在规定的时限范围内完成，涉密公文的印制应当符合保密要求。
【小技巧】
公文印制的“三个确保”
公文在印制时应该做到以下“三个确保”:
一是确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据;
二是确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。
三是确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。
(四)核发
核发是指公文印制完毕后，对需要发出的公文的文字、格式和印刷质量进行核查后分装和发送的环节。
待发文件在印制完成后还应该进行认真的核查，尤其需要注意附件是否纰漏，文件有无遗漏(如漏盖公章等)和错误(如缺页、错页或倒页等)的问题。只有在仔细核查确保文件完全正确的前提下才能进行分发。文件的分发一般包括书写封面、装入文件、封口、登记、发送文件等一系列工作。
二、收文办理
收文办理主要有签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
(一)签收
签收是收文办理的第一道程序，是指收件人对收到的公文进行清点确认的过程。签收主要有三种方式:签字、签字并盖章、出具收条。签收的作用，一是为明确交代双方的责任提供一种凭证;二是为保证公文运转安全。
签收时应对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
收文经过审核后，加盖收文章后应该立即进行登记。
【提醒您】
签收的注意事项
签收公文时应该注意:
第一，对所收文件的件数(包括附件的件数)与发文通知单的件数是否相符。
第二，检查所收文件与封套上注明的收文机关、收件人是否相符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。
第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单，或在投递单上签署收件人姓名和收到时间。
(二)登记
登记是指文秘部门按照一定的形式对收受的公文的主要信息和办理情况等进行记载的环节。
收文后进行登记可以使文件来龙去脉清楚，便于对收文的控制与管理，便于对收文的查找和检查收文的下落及承办情况，便于对收文的催办和统计，还有利于防止收文的紊乱、积压和丢失，有利于提高工作效率和保证归档文件的齐全完整。
登记时必须将公文的主要信息，如收文时间、来文机关或单位、发文字号、文件标题或摘要、密级、缓急时限、份数及承办单位、复文号、归入卷号、备注等办理情况逐项登记清楚，以备查询。其中收文时间、来文机关或单位、发文字号、文件标题或摘要、密级、缓急时限、份数等项记载来文的自然特征，其余各项记载收文的运转和办理终结情况。在收文的运转过程中，完成一项即可填写一项。
(三)初审
初审是指文秘部门对收到的需要办理的公文进行审核的环节。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
【提醒您】
公文初审的重点
公文在初审时应该围绕以下重点内容进行:
第一，是否应当由本机关办理。看看文件内容是否属于本机关职权范围内需阅知或办理的事项，如是误送，应立即退回发文机关，不要擅自处理，不要代转。
第二，是否符合行文规则。
第三，文种、格式是否符合要求。
第四，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。
第五，是否符合公文起草的其他要求。
(四)承办
承办是遵照领导人对文件的办理意见，根据来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的办理环节。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕，不得延误、推诿。
在承办公文时，秘书部门或经授权的部门可以在领导提出处理意见前对需要办理或答复的收文提出初步的办理意见，这个环节称之为“拟办”。拟办的目的主要是便于领导批示时参阅。领导者在将收文包括拟办意见审阅后，对文件的处理原则、方法、步骤、注意事项等在文件阅办单上加以批示，签署意见，这个环节称之为“批办”。批办是行使领导职权的一种具体体现。
【小技巧】
公文承办的技巧
第一，阅知性公文可以根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
第二，批办性公文可以提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。
第三，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。
第四，紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。
(五)传阅
传阅是指根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示的办理环节。公文传阅时应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
需要办理的公文可以通过填写《文件阅办单》(见表4-3)来进行承办和传阅。《文件阅办单》应贴在所收文件的前面，随文件运转和归档。
表4-3 文件阅办单
【小技巧】
公文传阅中的“六要”
公文在传阅时要做到以下“六要”:
一要随时掌握公文传阅去向和进度。
二要控制公文传阅周期(时间)。
三要严格公文传阅范围。
四要减轻机关负责人阅文负担(可以先进行摘编)。
五要确保传阅安全保密。
六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。
【知识拓展】
传阅的方法
传阅的方法一般可分为以下三种。
1.轮辐式
这种传阅方法是以文秘人员为中心，以阅文人为外圈。由中心点开始，先送给第一个人看，看后退回中心点，再由中心点送给第二个人看，看完后又退回，又送出，如此下推，直到阅完。每传阅一人，通过中心点一次，传阅路线如同车轮辐条形状，所以称之为“轮辐式”。
采用轮辐式的好处是:可以有效地控制公文，掌握公文的行踪:可以避免公文中途积压，下落不明:还可以随时调整传阅人员次序(已规定有传阅次序的除外)，保证公文尽快阅完。
2.接力式
这种传阅方法是公文一旦传出，不再经由中心点，由阅文人依次下传，直至最后一个阅文人，阅毕后再交回中心点。这种方法不宜提倡，因为公文的行踪难以控制。只有在特殊情况下才能偶尔用之。
3.专人送传
专人送传是指派专人把需要传阅的公文在限定的时间内依次送给阅文人阅读，必须专人送传的公文有两种，一是特急件，二是绝密件。
专人送传一般都是直接上门送阅，当场看完，立即拿走，再送传给下一个人，直接传阅完为止。
这种传阅方法的特点是快、准、保密。
资料来源:夏海波著:《公文写作与处理》，北京大学出版社2010年版，第225页。
(六)催办
催办是指按照文件办理时限，文秘部门对承办工作进行检查与催促，防止公文办理的漏办和延误。催办是提高办文效率，防止推诿拖拉的一个重要环节。进行催办时，文秘人员应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。
收文办理的催办环节必须按公文的紧急程度和重要程度来确定工作的重点。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，秘书部门要负责催办，紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并将催办过程中发现的问题及时向领导汇报，以便及时采取相应的有效措施。
【小技巧】
催办的方法
催办的具体方法很多，但最主要的有以下几种:
第一，书面催办。通过下发催办通知单、催办函等进行书面催办。
第二，电话催办。通过电话进行催办，要注意把电话内容记录下来，以便于答复或备查。
第三，当面催办。
无论采用哪种方法进行催办，语气都要和缓，应用商量的口气，不要动不动就拿领导机关或领导个人的牌子压人。
(七)答复
答复是指公文办理的结果应及时反馈回来文单位，并根据需要告知相关单位。答复环节标志着收文办理程序的终结。
答复时，可以是书面答复(如制发答复公文，印发领导批件等)，也可以是口头答复(如电话答复、面谈答复等)。
需要补充说明的是，在答复等收文办理程序结束之后，公文承办人员可以在文件阅办单上就公文承办的情况和结果做出简要的说明，这个环节称之为“注办”。注办的目的主要是便于公文的整理和日后的查考。
三、整理归档
公文在经过收文办理或发文办理完毕后，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
有关“公文整理归档”的相关问题在第五章中详细论述。
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