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常见会议礼仪

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常见会议礼仪

    

    (一)代表大会的礼仪

    代表大会包括人民代表大会、党员代表大会、共青团代表大会、职工代表大会、妇女代表大会等各种类型。代表大会的礼仪,应注意以下四点:

    ①代表的产生要符合各种代表会议本身的规定。

    ②代表会议可以设主席团。会议正式开幕时,主持人(或主席)要向全体代表宣布整个会议议事日程,并分发文件(会议报告等)。在会议过程中,还可以印发简报。

    ③代表们对于会议报告所提出的意见,会议应认真听。

    ④代表会议一般都要进行选举,选举要按程序进行。

    (二)例会的礼仪

    例会指固定时间、固定与会人员、固定地点的制度性会议。会议的内容以传递信息、交流情况、安排和布置工作为主。例会礼仪应注意以下几点:

    ①例会无需事先发通知,但如临时取消一次,应及时通知全体人员。确实不能出席的应当请假或安排人员代表自己参加并告知主持人。

    ②座位多安排成“口”字型或“圆桌型”,会议时间力求简短。

    ③例会一经形成制度,如遇十分特殊的情况,不能取消改期。

    (三)报告会的礼仪

    报告会是请专家学者、先进人物或领导干部以及其他有关人士进行专门报告的会议。常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或先进事迹报告会。其礼仪有:

    ①选择的报告人一定要既有名望,又对报告内容有真知灼见。会前会后宜派专车迎送,还应有对等的组织人员陪同,要妥善安排其衣食住行。

    ②报告会要设主席台。报告人作报告时,主持人要在场作陪,而且必须同所有与会者一起认真倾听,不能分心去看书刊杂志等。也不能显露出疲惫、焦灼等神情。

    ③报告会如要录音,必须事先征得报告人同意。

    ④报告会的参加人数不限,但不能太少,座位排列成“教室型”。

    ⑤有的报告会,听报告的人可以递“条子”发问,由报告人作答,形成“对话”的形式。口头提问亦可。

    ⑥报告结束后,主持人可以作扼要、简洁的讲话,并向报告人致谢。同时,请报告人先退场,然后听众再退场。

    (四)座谈会礼仪

    座谈会是邀请有关人士一起,围绕某一问题进行讨论,或为沟通情况、增进情感而进行交谈的会议。座谈会礼仪有如下几点:

    ①通知要有明确开会的时间、地点、座谈的内容及对与会者的具体要求,并及时发送到被通知对象手中,使与会者早作准备。

    ②主持人首先介绍会议目的,内容和座谈形式,座谈会要在平等的气氛中举行,主持人要同与会者围坐在一起,在介绍与会者相互认识后即迅速引导发言,防止出现“冷场”的现象。

    ③座谈会鼓励发言和争论,活跃会场气氛,使与会者知无不言,言无不尽,营造热烈、融洽的气氛。不要去看书刊杂志等,也不能显露出疲惫、焦灼等神情。

    ④听众应尊重发言人,不能在下面交头接耳,不要随便退场。

    (五)纪念会礼仪

    纪念会要求开得既隆重,又庄严。其礼仪主要有如下几点:

    ①会场布置要素雅,不宜色彩缤纷。

    ②纪念个人的,一般邀请其家属参加;纪念某个事件的,一般邀请与其关系密切的人员参加。

    ③当被邀请者进入会场或走上主席台时,全体起立行注目礼。

    ④会议仪式程序一般是首先由主持人宣布会议开始、与会人起立、向被纪念者默哀;接着是主持报告,报告应简介被纪念者的生平和主要事迹,阐明纪念的意义,或者是介绍被纪念事件发生的背景、经历和历史意义;然后是各界人士发言,共表纪念的心愿。

    ⑤与会者在纪念会全过程中都要认真严肃,不能随便走动,更不应该自由议论,以至影响全场肃穆的气氛。

    ⑥会议结束后,主持者要对被邀请者表示慰问。被纪念者家属也可以致答谢词。

    (六)新闻发布会礼仪

    新闻发布会是党政机关、企业和各社会团体为公布与解释重大新闻而公开举行的会议,参加的人员以记者为主,故又称为“记者招待会”。其礼仪主要有发下几点:

    ①新闻发布会在某件有重大新闻价值的事件发生时,由单位文秘人员协助主要领导干部及时举行。

    ②小型新闻发布会布置成“圆桌型”,大型新闻发布会采用“长方型”结构的会场形式。会场力求安静、舒适。

    ③单位或部门主要领导干部担任主持人。主持人简介情况后,由文秘人员做详细发言。

    ④某一新闻发布会的程序,发布单位或部门内部先要统一认识,因为意见不一致会影响会议效果。

    ⑤会议主力单位发言人要尊重记者提问,不能阻止记者发言。但主持人可以凭自己的才能把握会议主题,引导记者深入提问,避免重复提问。

    ⑥会议可以根据需要,向与会人员提供各种文字、图表、音响资料,会前会后还可以组织现场参观,但时间不宜过长。

    ⑦记者在发布会上要注意本身的仪表举止。提问要遵守秩序,提问完毕,要向发言人致谢,不要提别人已经提过的问题,不应提与发布会主题无关的问题。

    ⑧电台、电视台的记者参加新闻发布会,要防止视听设备破坏会场的气氛。

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