第四节 常用事务文书写作
一、计划
机关、单位为做好某阶段工作，完成某项任务，从本单位、本地区实际情况出发，并依据党和国家的方针、政策以及上级指示精神，事先提出工作目标、相应的措施、办法和完成任务的步骤、时间等，把这些内容写下来就是计划。
(一)计划的种类
计划可以从不同角度分类：
按内容分有生产计划、工作计划、科研计划等各种专项计划。
按性质分有综合计划、专项计划。
按写作方式分有文字式计划、表格式计划。
按用途分有规划、纲要，要点，设想，打算，方案，安排，意见等各种具体计划。
(二)文字式计划的结构与写法
1.标题
由单位名称、时限、事由、文种组成，如《××市××局1996年工作计划》。也可省略其中的一项或者两项，如《××厂职工教育计划》等。但无论怎样省略，都必须保留事由、文种两项。
2.正文
开头。即引言、前言。这部分可写制订计划的依据，或背景材料(如面临的基本形势、前段工作经验教训等)。这部分要写得简明扼要，力戒套话、空话、大话。
主体。这是计划的主要部分，计划的四要素都在这部分，只是不同的计划对这些要素有不同的侧重和取舍。这部分可采取下面几种结构方式：
条文式：把下阶段工作分成若干项目，逐项逐条地写明具体任务要求、措施办法、执行人员、完成时间等。
分部式：按四要素规定的内容分成若干部分，每部分可用小标题概括重点或提示内容范围。
贯通式：依自然段落分层次写，开头常用提示句，如“这项工作的目标是”之类。不论采用何种形式，主体部分都要写得周到详尽，具体明白。
结尾。这部分可以提出号召和希望，激励大家为实现计划而努力;可以简要强调任务的重点和工作的主要环节;可以说明注意事项。
二、总结
总结是对前一阶段的工作进行回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的一种应用文体。
(一)总结的种类
根据总结涉及的性质，可分为两类。
(1)全面总结：也叫综合总结，这是对一个单位、部门、系统或地区某一阶段各个方面工作的全面总结，内容广泛，注重全局。
(2)专题总结：也叫专题经验总结，这是对某一方面工作、某项任务，或者工作中的某个突出问题作的专门总结，内容集中，针对性强。
(二)总结的写法
1.标题
(1)四项式标题。即由单位机关名称、时间、事由、文种组成标题，如《××市人事局1995年补充国家机关工作人员考试工作总结》。这四项可根据需要进行省略。
(2)文章式标题。如《更新观念培养开拓型人才》，常用于专题总结，可写单行标题也可写双行标题。
2.正文
(1)开头
总结的开头要简明扼要，紧扣中心，有吸引力。
概述式;概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等。
结论式：先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。
提示式：对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍，它不概括经验，只提示总结的工作内容和范围。
提问式：先设问提出问题，点明总结的重点，引起人们的关注。
对比式：开头对有关情况进行比较，以说明成绩，表明优势，引出下文。
(2)主体
总结的主体主要包括以下三方面：
一是做法、成绩与经验。这是总结的主要内容。要写明做了哪些工作，采取了怎样的措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩，取得成绩的主观原因是什么，哪些做法是成功的。
二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足以及它们给工作带来的影响、造成的损失;分析出现问题、失误的主客观原因及由此得出的教训。不同的总结对这部分内容的轻重处置不同，比如着重反映问题的总结，就要把这部分作为重点。
三是今后的工作设想和努力方向。这是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施;或者说明今后打算、工作发展趋势，展望工作前景，提出新的目标。
总结常用的结构形式有以下五种：
第一，贯通式。这种结构方式以时间和空间为顺序，不分条款，不用小标题，不分章节，紧扣主题，先叙后议，中心突出，适用于专题性总结。
第二，标题式。在正文部分按逻辑关系分成若干小标题，逐层深入地进行总结。小标题的内容往往是相应部分的概括。这种形式，层层展开，条理清晰，脉络分明，一目了然。一般适用于专题总结。
第三，分点式。把总结的内容按性质和主次轻重分点平列，各点之间有着内在的逻辑关系。它的特点是：有事例，有分析，有比较，有结论;行文简洁、生动，眉目清楚、灵活，适用于领导机关带全局性的专题总结。
第四，板块式，这是总结的基本结构形式。全篇按内容的不同分成若干板块，有基本情况、成绩和经验、总结和教训、方向和设想等几部分。这种形式容量大，内容集中，眉目清楚，整体性强，适用于综合性总结。
第五，条目式。按工作项目排列成若干个条目。由若干个条目形成一个整体，每个条目内部都分成基本情况、成绩和经验、问题和教训、新的打算三部分。这种形式内容单一，条目鲜明，一般用于比较复杂、工作繁多的综合性总结。
三、调查报告
调查报告是对客观事物进行深入细致的调查，将调查情况和调查材料加以认真的分析研究后写成的反映调查结果的文书。
它在工作中发挥着重要的作用。它可以作为我们党制定正确路线、方针、政策的重要依据，也是宣传党的方针、政策的有力武器;它可以反映社会客观情况，促进各系统、各部门间相互了解;它可以反映人民愿望，推动工作的改进;它还可以揭露问题，打击歪风邪气，成为树立社会主义新风尚的舆论手段。
(一)调查报告的种类
(1)总结经验的调查报告：一种是总结、推广某一地区、某一部门或者某一单位先进典型经验的。一种是介绍、宣扬发展成长中的新生事物的。
(2)揭露问题的调查报告：一种是总结、分析后进单位的问题和教训的，另一种是揭露某一问题的真相的。
(3)反映情况的调查报告：一种是反映宏观情况的，一种是反映历史事实的。
(二)调查报告的写法
1.标题
(1)直接标明调查对象或主要问题，再加上“调查”字样。如《天津自行车在国内外市场地位的调查》。
(2)揭示主旨式的标题。多用双行标题，一般正标题揭示报告主旨，副标题如第一种标题的写法。如《抓思想教育，促经济发展—××省电力系统加强思想政治工作调查》。
(3)提问式标题。如《中小学生的体质为什么下降?》
2.正文
(1)开头。即导语、引言、前言，这部分着重介绍基本情况，提出问题。一般可概括说明以下内容：
一是调查工作本身的概况，如调查的起因和目的、时间和地点、对象和范围、方法和步骤等。二是被调查对象概况，如组织规模与沿革、有关背景材料、历史与现实状况等。要概括介绍，不可贪多求全。三是调查结论或调查报告的基本内容。
(2)主体。这是正文的主要部分，调查到的基本事实或主要情况、归纳出来的成绩或问题、分析得来的经验或教训、抽象出来的规律，都写进这一部分。这一部分应注意以下两点。
首先要以调查得来的事实材料为基础，注意观点和材料的统一。调查报告主要是凭事实说话的，因而材料就是支撑调查报告尤其是其主体的基础。在运用材料时，我们要充分运用确凿、典型的材料，才能客观公正地说明问题，支撑观点，使读者信服。其次，要选择恰当的结构形式。调查报告的主体常用以下两种结构形式组织安排材料：
一是纵式结构。可以按事情的发生、发展的先后顺序组织材料，说明、分析问题。也可以按提出问题—分析问题—解决问题的认识过程安排材料，由浅入深层层深入地分析问题，得出结论。
二是横式结构。这是把主体部分的内容，按照事物内部或外部的联系进行分类，把材料分成一个问题的若干方面或者并列的若干问题，从不同的角度去阐述和说明。
(3)结尾。这是调查报告的结论部分，应写得简短自然、干净利落、收束有力。
四、述职报告
述职报告是指干部在会议上向上级组织和广大群众实事求是地陈述自己任职期间履行职责的情况的一种应用文体。
(一)述职报告的特点
(1)实绩的呈现性。述职报告是工作业绩的汇报，一般以第一人称的方法来叙述，它要求突出个人的领导风貌，表述出为工作做了哪些贡献，为人民办了哪些实事，切忌空泛地说教和抽象的论证。
(2)内容的准确性。述职报告所陈述的事迹，必须真实、可靠，查有实据，让人信赖。
(3)语言的朴实性。述职报告的内容必须实事求是，态度必须庄重中肯，语言必须朴实无华，通俗易懂，简洁明了，切忌使用华丽的词藻。
(二)述职报告的写法
1.标题
第一种直书式标题，直接写《述职报告》即可，标题下面注明职务和姓名。
第二种概括内容式标题。即把任职时间放在文种之前，构成“时限+内容+文种”的格式。第三种文章标题法。这类标题一般由正、副两个标题构成，正题揭示述职报告的中心思想，副题补充说明何职何人的述职报告。
2.称谓
称谓是述职者对听众的称呼。述职报告是面对面进行的，有明确的对象，述职者应根据听众对象的不同采用不同的称呼。
3.正文
由开头、主体、结尾三部分构成。
开头，简要概述自己分管的主要工作及其工作环境，指出执行岗位职责的时间，引入下文。首先，讲指导思想，重点是从现实到未来的角度阐述自己的领导思想，为全文结构提纲;其次，讲对工作规律性的认识，如对党的各项方针政策贯彻的怎样，效果如何，自己为该部门工作的发展有哪些创新的见解和主张，又是怎样组织力量促其实现的，有何明显效果，再次，写出主要成绩，自己做了哪些调研工作，对有关问题是怎样处理的，哪些工作开展顺利，哪些工作开展的困难，原因是什么，顺境和逆境中自己又是怎样做的，一定要实事求是地用典型事例加以说明;最后，写经验和教训，这也是对工作规律的理性认识，要注意充分说明道理。
4.落款
在正文的右下角署上姓名和成文时间，成文时间应为述职日期。
(三)述职报告的写作要求
1.实事求是
这是述职报告写作的基本要求。述职是民主考评干部的重要一环。述职报告的内容真实，才能真实地反映一个干部的德才情况，使上级机关更好地使用干部;述职，又是干部自觉接受群众监督的一种有效形式。
2.突出重点
一年或一个阶段以来，一个干部一定做了许许多多的工作，实绩一大堆。述职，不是做了什么，面面俱到全部都写下，而应抓住主要之点，精心选择，做到观点鲜明，实绩丰富，充分展示个人的能力和政绩。
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