出纳电子档案是指电子储存的与出纳有关的会计核算的专业材料，包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
（1）电子档案对环境的依赖性强。电子档案存储于磁性介质中，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。应加强电子数据安全方面的管理，否则数据丢失和毁损的可能性比手工会计系统要大很多。
（2）电子档案的整理一般采用分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一的“三统一”原则，并分门别类地按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号具有规范性、通用性和合理性，应包含尽可能多的信息特征。
（3）严密的监察。要对操作活动进行严密的监察和检查，包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。
（4）应急规则。如程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况，应有适宜的计划和规程来应对。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。
（5）数据文件标准控制。文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面都有其规则，这是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。
各类电子会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，假如对电子档案的操纵可能危及其完整性，应制作该磁盘的复制件，使用复制件进行操纵。
为了保证会计数据安全、准确、真实实施，电子档案必须备份。会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，同时注明备份时间和操作员的编号；还应根据会计数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失；在日常工作中，最好定时进行双备份或多备份，不能将备份数据和原件数据存放在同一地点，应将两者分别放在不同的地点。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
同时，要设立信息备份员专门负责会计电子档案的备份工作，还要由专人进行检查和监督，以保证会计电子档案的绝对安全。所有备份的会计档案数据最好用质地优良的光盘刻录，以保证数据的安全。每到年终，要将当年形成的所有会计电子档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。对系统日志文件（即系统以文本的形式将每天的财务系统操作人员和操作时间记录下来所形成的文件）要特别重视。系统日志文件一方面可以用来考核各会计人员的工作业绩，另一方面一旦出现系统故障，能够及时查明故障原因，追查操作人员的责任。
对会计电子档案进行定期检测，采用等距抽样或随机抽样的方式。检测的主要内容为：
Easy-going
由于电算化实施时间不长，人们对电子档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，没有建立专门的电算化会计档案保护制度，从而影响电子档案的完整性。
（1）查看存储介质的表面有没有损坏或变形，外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等。
（2）用专用检测软件对会计电子档案进行读写校验，及时修正或更新在检测中发现的出现差错的存储介质。
（3）审批后进行检测、维护，审批、检测、维护等资料要归档保留，严禁随意进行数据恢复和拷贝。
