控制系统的组成

    6.4.1　控制系统的组成

    有效的控制系统由以下几个基本部分组成。

    (1)预先规定的目标、计划、方针、标准、规范、决策、准则和尺度。

    (2)衡量当前活动的方法(如有可能应定量的衡量)。

    (3)把当前活动与某一标准对比的方法。

    (4)纠正当前活动的偏差以达到期望结果的方法。

    控制系统的第一部分将回答以下问题:结果应该是什么?这个部分的重点是着眼于未来，着眼于想干什么和预期的是什么。当未来的事件真正发生时，如果事先对其作过预测，我们就有解释这些事件的根据。即便是不精确的预测也可作为一种思路以便更好地为我们进一步了解当前的实际情况提供一个思路。标准可能是事先任意制定出来的。规定的目标在别人看起来也可能并不好，有效的控制系统并不去评价目的好坏;它只是给出一种方法以指导组织的活动去实现这个目标。

    预先规定的标准应该具体而明确，为此，往往使用定量的单位来说明。在生产管理中，下面这些具体单位都可以作为控制生产活动的简单而直接的尺度。例如，在财务管理中，以货币单位来具体说明一些标准。财务管理人员一般都把该企业过去的成绩如前12个月的数据，作为当前掌握经营的尺度。当然这样做是假定过去的经营并不太坏，如能保持或超过这个水平，企业的营业额就不会下降。市场营销人员则常用一些工业数据，比如公司可以对照比较其销售成绩的各种基数作标准。他们还根据市场潜力定出销售额，作为其预定的目标。

    控制系统的第二个部分是衡量实际工作情况。因为必须把记录和报告整理得符合控制系统的要求，所以这一部分在整个控制系统中是最费力也最费钱的。衡量实际工作情况时使用的标准必须和之前制定标准时所用的单位相同。及时报告情况可以增加控制系统的价值。对数据处理方法的改进可以提高报告数据的速度。

    衡量实际工作情况的准确程度取决于应用场合的具体要求。所有的衡量是在一定程度内准确的。当需要强调某一数量级的重要性时，就把精确度也提到这一级，在管理中是有许多这样的例子的。过分关心小的误差就有可能模糊重要的因素并使解释混乱。一个好的管理人员能迅速抓住已完成的工作的要害，这种能力是实行有效管理的最重要的因素。

    把实际情况与设定的标准进行对比，就可以看出工作中的偏差，这个重要步骤使控制系统提供的数据更有意义。因为有些偏差是在一切活动中都会有的，对管理人员来说关键的问题是要确定究竟偏差到多大才有实际意义，才值得我们考虑。如果这个界限不清楚，管理人员就有可能把自己的精力浪费在并不重要的事情上，而对应予重视的问题反而没有足够的时间去研究。

    把实际完成情况与预定目标相比较的方法是一个重要问题。最简单最直接的方法常常就是最好的方法。图表法是一种能排除细节的干扰并直观地看出重要相互关系的方法。任何想解释大量数据意义的人都知道，除非能找到一些简化的方法，否则这种打算是徒劳的。

    控制系统的第三部分是对各种相互关系的研究，通过比率、趋势、数学公式和图表等方法，可以表示实际工作情况与预定标准之间的关系，从而使衡量实际工作情况的结果更有意义。

    实际上，把已完成的工作情况与计划中要求的完成情况作比较，其目的不仅仅是为了确定什么时候发生过偏差，还使管理人员能预料到将来会出现什么问题。一个有效的控制系统能迅速提供情报以及时防止发生问题。一个好的管理人员不会陶醉在过去的成功中而不思进取，他将继续对工作保持警觉的控制，在需要时及时采取措施，以便在问题尚未发生前就把它们消灭掉。

    控制系统的第四部分是对已经发现的错误采取纠正措施。在这一部分也可能包括决定不采取任何措施——如果实际工作“在控制之中”的话。

    管理人员在采取纠正措施时要避免两大类错误:(1)不需要采取措施时采取措施;(2)需要采取措施时却不采取措施。一个有效的控制系统应该具备某些条件，能帮助管理人员预计出造成上述这两种错误的危险。当然，对管理系统最后的检验还是要看是否在正确的时间采取了正确的措施。