一、档案室的含义
(一)档案室
档案室是各类性质的社会组织(机关、团体、企业、事业单位)中负责管理本单位档案的机构，是机关、单位的机要部门，是国家档案事业组织体系中的基层组织。
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档案室在一些国家和中国古代的名称
大中型单位的机关一般都设有档案机构，管理本单位形成的档案，但机构的名称不尽相同。在欧美一些国家称登记室，如德国人冯·拉明根著的《登记室及其机构和管理》(1571)、德国的早期档案刊物《档案馆学和登记室学》(1806)、美国人T.R.谢伦伯格著的《现代档案原则与技术》(1956)，都使用了登记室的概念。国际档案理事会组织编纂的《档案术语词典》 (1984)收录了“登记室”(registry)词条，定义为:“机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷、文件和半现行文件的部门。”苏联在各部和其他各主管部门、组织、企业，在中央和地方苏维埃与工会委员会、合作社联合组织及其他社会组织中，都建立有档案室，统称机关档案室。在中国，宋代各级国家机关普遍设立架阁库，金、元、明、清均沿袭宋制，亦设架阁库，具有机关档案室的性质。“中华民国”时期开始把管理本机关档案的机构称为档案室。当代中国在大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案室。
资料来源:档案室，百度百科。
(二)综合档案室
综合档案室，指统一管理本单位全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一的综合管理。
我国档案室的数量大、分布广、类型复杂，往往对不同的专门档案和特殊载体档案进行分别管理，分设不同类型的档案室，如普通档案室(文书档案室)、科技档案室、音像档案室、人事档案室、机要档案室、联合档案室、档案信息中心，等等。近年来，企业事业单位纷纷建立综合性的档案保管机构，统管本单位形成的各种类型的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势，它有利于加强本单位档案工作的统一管理，便于综合开发和利用档案信息资源，也符合机构精简原则。
【知识拓展】
我国档案室的类型
在中国，档案室类型可归纳为:
(1)机关档案室。也称普通档案室，指中央、省、地、县、乡各级机关、人民团体、企业、事业单位建立的档案室，负责管理本机关形成的文书档案。机关档案室受本机关办公厅(室)领导，在业务上受同级和上级档案事业管理机关的指导、监督和检查。
(2)科学技术档案室。是指保管科技档案(一般也管理科技资料)的专门档案机构。在研发型企业、设计院、科技研究院等单位一般都设有科技档案室。
(3)综合档案室。指企业、事业单位建立的综合性档案保管机构，统管本单位形成的各种类型的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势，它有利于加强本单位档案工作的统一管理，便于综合开发和利用档案信息资源，也符合机构精简原则。
(4)档案资料信息中心。一些大型企业、事业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构，实行信息资源一体化管理，为本单位综合利用信息服务。
(5)声像档案室。专门管理电影片、电视片、录音带、录像带、唱片、照片的档案室。在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片公司、广播电台等部门，一般都设有管理某些或某一种类声像档案的档案室。
(6)人事档案室。机关人事部门设立的专门管理职工的履历、自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。至于人事部门在工作活动中形成的一般人事文件材料，归机关档案室管理。
(7)联合档案室。同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。
资料来源:综合档案室的创建百度文库
【范例阅读】
上海电机学院综合档案室
上海电机学院综合档案室于2002年7月成立。2003年1月 ，学校综合档案室被上海市档案局批准为市级先进单位。2006年7月，学校被上海市档案局评为上海市“四五”档案法制宣传教育先进集体的称号。2011年2月，学校被授予“上海电气系统档案工作先进集体”和“上海电气系统档案‘五五’普法工作优秀单位”荣誉称号。2011年11月，学校圆满完成了“上海市教委、上海市档案局关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况”的实地检查，检查综合评定等级为“优”。
综合档案室隶属于校长办公室，由副校长分管领导，现有工作人员2名。综合档案室建筑面积约320平方米，其中库房5间(230平方米)、阅览室和办公室各1间、工作室2间，做到办公、阅览、库房三分开。库房安装密集架(3联24列)、档案柜(3联18列)，配备了恒温恒湿系统，并购置了计算机和光盘刻录机、扫描仪、激光打印机等设备。
现综合档案室藏有4个全宗，即:上海电机学院(包含原电机高专)全宗、上海市机电工业学校全宗、上海机电工业职工大学全宗、上海市第一机电工业局职工大学闵行分部全宗。到2011年12月止，形成档案26 000多卷。
根据《高等学校档案实体分类法》以及结合学校档案工作实际情况，设有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物12门类，制定完善了《上海电机学院档案管理办法》，并坚持开展学习贯彻《档案法》《档案法实施办法》及《普通高等学校档案管理办法》等法律法规。修订了《上海电机学院档案制度汇编》，建立了由各部门分管负责人和兼职档案员组成的档案工作网络，定期对兼职档案员进行业务培训，每年开展立卷归档检查、总结的劳动竞赛活动，使学校档案纳入规范、有效的管理轨道。
为了方便档案查阅利用，编制了多种检索工具，如《案卷目录》《全引目录》《文档目录对照》及《专题目录》等。2006年购置安装档案管理系统网络版——南大之星，使学校档案工作向现代化管理迈近了一步。
资料来源:上海电机学院校长办公室，http://xiaoban.sdju.edu.cn。
互动问题:
1.该学院的综合档案室隶属于什么部门管辖?
2.这个档案室有哪些设施?
二、档案室的职能、作用和任务
(一)档案室的基本职能和作用
档案室的基本职能和作用，主要表现在两个方面:
一方面，档案室的本质特征是统一管理本单位档案，主要为本单位服务。它是一个单位档案信息存储、加工和传输的服务部门，与本单位的领导和各组织机构发生联系，为领导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依据和参考材料。档案室工作是行政工作的组成部分，是提高行政工作效率的必要条件。企业、事业单位档案室工作是生产管理、技术管理、科研管理不可缺少的环节。
另一方面，档案室又是国家档案事业组织系统中的基层组织，是档案馆工作的基础。档案室保存的档案，不仅对本单位的工作、生产和科研有现实查考价值，而且其中具有长久保存价值的部分，是国家的档案财富，具有历史文化价值。因此，档案室具有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的性能，其移交档案的完整程度、价值的高低、整理质量、保管状况等，都会直接影响到档案馆的馆藏质量。
档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。
(二)档案室的任务
档案室工作，是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务。《档案法》《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》，对档案室的任务都作了明确规定，其基本任务可以归纳为七个方面:
1.贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度
档案室是国家档案事业的基层组织，必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，依法从事本单位的档案工作，这是做好档案室工作的基本前提。同时，为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，档案室还应该采取一系列有效的措施，建立健全本单位档案工作的规章制度，使本单位的档案工作有章可循，从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道，这是开展档案室工作的基本保证。
2.对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、分类和归档工作进行监督和指导
档案室的档案来源于本单位文书部门和业务部门，档案质量的高低与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、分类、归档工作进行监督指导，以保证归档档案的质量。
3.集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，使档案处于良好有序的状态
档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定工作，是档案室的基本业务。档案室工作人员要根据国家规定和档案业务工作的规范要求，做好上述工作，负责档案室库房的日常维护，严格按照库房管理的要求，运用科学的方法和现代科技手段，创造和提升档案保管的物质条件，确保档案的完整与安全。
4.积极提供利用，为本单位的工作、生产和科研服务
管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。
5.对所属单位的档案工作进行监督和指导
按照档案工作统一领导、分级管理的原则，一些中央和地方专业主管机关、大型企事业单位的档案室，除管理本单位档案外，还对本系统、本公司所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。
6.依法把具有长期保存价值的档案移交给国家档案馆
《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案，一方面，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存;另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围内为社会各方面当前和长远的需要服务。档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案，而且移交的档案要符合一定的质量要求。需要向档案馆移交档案的单位，一般是指党政机关、公办企事业单位和团体，民间组织和单位则不需要移交。
7.办理领导交办的其他有关档案业务工作
档案室还要办理领导交办的其他有关的档案业务工作，比如编制必要的检索工具、文件汇编和参考资料，为本单位的工作、生产和科研服务;综合档案室应成为一个单位的档案信息储存、开发利用、服务交流的中心，因此有些单位的档案室称作“档案资料(情报)中心”。一些大型企业、事业单位建立统一管理档案、图书、情报、资料的机构，实行信息资源一体化管理，为本单位综合利用信息服务。
三、档案室建设的原则
基层单位的档案室建设应本着安全、实用、方便的原则进行选址、建设和管理。
1.安全原则
档案室建设要能够保证档案材料的安全，这是首要的原则。档案室建设过程中要采取切实全面的措施消除多种安全隐患，如消防隐患、霉变隐患、失窃隐患、水浸隐患等。贯彻这一原则要求就需要在档案室的选址、基础设施、设备用具、制度建设、人员培训等方面严格执行相关的规定。
2.实用原则
档案室建设的目的是为了基层单位更加有效地保管和利用档案，因此必须从本单位对档案资料的需求出发建设档案室，以满足工作中的各种实用要求。实用原则要求档案室建设不能过度追求高标准，而是要根据单位的具体情况因地制宜确定建设方案，做到规范性和灵活性相结合。贯彻实用原则需要认真研究本单位的组织结构规模、文件与档案材料数量、应用需求等因素，这样才能使档案室建设有的放矢。
3.方便原则
档案室设立于基层单位内部，一方面贴近档案材料的来源，另一方面贴近档案利用需求的实际，因此，在档案室的建设过程中，既要便于档案材料的收集工作，也要便于提供利用工作。档案室建设的方便原则，实际上是对建成后更加有效、快捷地发挥应有作用的前瞻性要求。贯彻方便性原则需要对档案室空间布局、管理流程等方面进行精心谋划。
四、档案室的设施与设备配置
(一) 档案室空间规划
1.功能区设置
档案室一般包括库房、阅览室、办公室三个基本功能区。库房是存放档案实体的房间，阅览室是供档案利用者上门查阅档案材料，获取档案信息的场所，办公室则是档案室工作人员从事日常档案工作的场所。为了使各项工作不相互干扰，保护档案安全，应保证各功能区的相对独立。
2.档案室选址
选择档案室位置首先要考虑安全的原则，选址应远离易燃、易爆、空气污染区，远离卫生间、热水房等特殊用房。用平房作档案室的，位置应在办公室附近，同时要高于周围地势，防止洪涝灾害对档案造成的损害。楼房中的档案室，不要安排在顶楼、一楼、地下室或楼的两侧，楼板承重必须达到档案库楼面荷载要求。无论是采用平房还是楼房，房屋必须坚固，符合建筑质量安全标准，不可采用临时建筑、活动板房作为档案室。
3.档案库房
库房即存放档案的空间场所如图13-1，库房是保管档案的最基本的物质条件，直接关系到档案的保护和安全。
图13-1 档案库房
档案库房应符合档案保管的专业要求，但不同的档案机构在库房建筑配置上因受财力等因素的限制又有所不同。设立档案库房必须注意以下一些方面:
(1)库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品，这是因为库房直接关系到档案的安全，要求比较特殊。
(2)档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，不能是临时建筑。
(3)库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求，因此，全木质结构房屋不宜作库房使用;档案库房不能在顶楼或一楼，一般的地下室也不能作档案库房使用。
(4)库房门窗应有较好的封闭性，应安装铁制门窗，不宜采用自然光源，尽量减少外窗，如果必须设置外窗，应避免在东、西向开窗，并且悬挂厚窗帘以防强烈光线照射。
(5)库房面积大小要考虑档案数量，如果条件具备则要考虑到未来的增量。
【提醒您】
库房的建筑要求
(1)地板承重最大容量为1 240kg/m2，采用密集架时应不大于1 200kg/m2。
(2)密集柜每组分为6层搁板，每层搁板承重为80kg，柜体自重为80kg。
(3)门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
(4)给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室，消防栓不应设在档案室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
(5)空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
(6)馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。
(7)档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。
(8)不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置。对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。
(9)档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。
4.阅览室
档案室中的阅览室是专门为阅档者查看档案而设立的(如图13-2)。阅览室应采用单独的房间，如果条件不具备，也可以在办公室中设立阅览桌。独立阅览室应有窗，自然采光好，避免阳光直射或炫光，可安装窗帘或百叶窗等遮阳装置，辅之以人工光源;应有自然通风，室内应设置空调或通风设备，供冬天和夏天使用。应摆放一定的桌椅、电脑，提供档案检索工具。
5.办公室
办公室是档案管理人员进行日常办公的场所(如图13-3)，面积根据办公人员数量和办公需要确定，一般在10～20m2。办公室应设有堆放有待著录或编目的档案卷宗的大办公桌，以及档案管理工作所需要的设备，如计算机、打印机、装订机等。
图13-2 档案阅览室
图13-3 档案室办公室
(二)档案室的物质条件
1.装具
装具即用以存放档案的柜、架、箱(见图13-4)。一般而言，封闭式的柜、箱比敞开式的架子更有利于对档案的保护。柜、架、箱的制成材料最好为金属物，这样更有利于防火。档案室要有足够数量的档案箱柜，要能存放现有的档案和未来10～20年的档案。
可考虑使用密集型活动档案柜(也称密集架，如图13-5)。这种平时合为一体，用时可打开的装具比之传统的单个单列、摆放位置固定的装具有较全面的优越性。它不仅具有防火、防光、防尘的性能，而且可大幅节省库房空间和库房建筑费用。一般而言，它可比常规的固定柜架节省近2/3的库房面积。但安装使用密集型活动档案柜，对地面的承重能力有较高要求。楼板承重力一般需在每平方米1 200kg以上，同时也考虑整个建筑物的坚固程度及其使用年限长短等相关因素。
2.设备
档案保管的设备一般是指那些具有“固定资产”性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备，而不包括库房、装具、卷皮、卷盒、药品等在内。用于档案保管的技术设备种类很多，如去湿机、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，装订机、复印机、计算机，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。
图13-4 档案架
图13-5 密集架
3.档案盒
档案盒是指放置档案材料的包装盒，档案盒应按国家标准A4纸张设计，用无酸纸制作。
4.消耗品
档案室还需要使用一些低值易耗物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及办公文具等。
以上介绍的档案室的各种物质基础条件(用房、装具、设备等)是档案工作正常开展的必要前提，不同单位在建设档案室过程中可以根据自身情况、需要和经济实力(建设预算)来合理配置。
五、筹建基层档案室的步骤
一些成立时间比较短的单位，往往面临筹建档案室的任务，一则因为组织自身的发展需要开展建档工作，二则需要满足上级组织的各项评估。一些文秘专业的毕业生到新建不久的中小企业担任档案管理工作，说不定就会碰上企业领导布置你去筹建档案室的情况，要你拿出一个筹建方案来。在这种情况下，你该怎么做呢?
完成这个任务，需要考虑硬件和软件两种建设。硬件建设分为五个阶段，分别是调研、选址、撰写筹建方案、上交领导审批、采购物品。这五个阶段前后衔接、环环相扣，构成筹建一个档案室的基本过程。软件建设包括成立筹建工作的领导小组，确定档案室管理部门和主管领导，配备档案室工作人员，布置档案室，建立档案存放秩序，制定档案分类方案、起草一系列档案管理制度等。在实际工作中，可以根据本单位情况有所调整。以下是筹建档案室硬件的步骤。
(一)调查研究
前期调研是必不可少的。调研的主要目的是准确掌握本单位每年产生归档文件的数量、类型，了解本单位的组织结构，为撰写合乎实际的筹建方案奠定基础。
筹建人员可以采用的调研方法主要有:第一，访谈法，就是和本单位负责办文工作的领导或工作人员进行交流沟通，了解档案管理的需求，把握领导的意图;第二，统计法，就是对已经存在的档案文件进行初步统计，了解每年产生的档案数量与类型，掌握现有档案文件的数量与类型;第三，考察法，就是到当地档案馆或已经建有内部档案室的单位进行现场考察，参观取经，了解档案室建设的标准和要求，借鉴建设的成功经验，减少盲目性，避免失误;第四，研究法，也就是收集档案室建设的标准、要求、方案的文献资料，掌握档案室建设的常规知识和技术要求，使自己在短时间内成为内行。
(二)选择档案室地址和规划办公空间
勘察本单位目前的办公用房情况，根据单位的实际情况和档案室选址的规范要求，确定合理的档案室位置，划分档案室的功能区域。
(三)拟写筹建方案初稿
整理所获的信息，并根据这些信息构思筹建方案。筹建方案的基本内容要涵盖这样一些方面:第一，档案室位置的选取;第二，档案室用房面积的估算;第三，所需装具、设备清单的列出;第四，建设时间进度的安排;第五，建设费用的估算;第六，负责人及其职责的确定。
(四)上交领导审批
筹建方案初稿完成后，需要经过领导审批才能实施。筹建人员应首先将该方案交给其直接上司办公室主任审阅，如果上司提出修改意见，应对初稿进行修改完善，然后再将方案送交公司领导进行审批。
(五)采购设备与物品
筹建方案获批后，筹建人员根据筹建方案列出的物品购置清单，向主管领导提交采购设备与物品的申请，经过主管领导签字批准后，通过各种途径向商家查询物品价格后下单采购。
具体的采购工作或由采购人员负责完成，或由筹备人员亲自实施。
【提醒您】
采购物品需要注意的问题
第一，选择合适的供应商进行产品筛选、价格协商、支付货款、交付货物等一系列工作。采购过程中务必认真检查商品质量情况，避免购买到假冒伪劣产品。
第二，选择适当的采购途径与方式。经常采用的方式主要有三种，即口头订购、书面订购、电子商务。口头订购是通过电话或面谈等渠道向供应商询问相关信息，并进行沟通与谈判，达成购买协议;书面订购是采购方以书面文件的形式列出所需商品的名称、数量、规格、送货时间等信息，供应商按照要求提供相应产品;电子商务订购是在电子商务网站上选择所需产品，以在线订单、在线支付的方式向供应商发出购买信息，供应商通过快递等物流渠道将商品发送到采购方。不同的物品应采用相应的采购渠道和方式，例如空调机等设备一般是口头采购，而档案盒等物品可以通过电子商务采购。
第三，采购过程中务必严把质量关，防止买到不合格的产品。方法主要有:到正规商家和大型商场购买，查看商品的质量检验文件或合格证，与商家确定售后服务协议、退换货协议，特定商品(例如灭火器)可到有关部门指定或授权的商家购买。
资料来源:韦志国:《文书与档案管理》，中国劳动与社会保障出版社2011年版。
