确定会议的名称与议题

    任务二　确定会议的名称与议题

    学习目标

    能力目标：能够正确针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称。

    知识目标：了解会议名称、议题的基本概念。掌握确定会议名称的方法和拟定会议议题的原则。

    任务描述

    ××公司决定于11月25日－27日召开全国范围的2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会，增进与经销商的沟通与感情交流，听取客户对公司产品的意见和建议，确定下一年度产品订购情况。

    8月6日下午，××公司总经理办公室秘书××将新产品订货会会议议题申报表分发给公司各部门经理，请各部门经理在15日之前提交给总经理办公室，便于会议议题的集中与确定。

    如果你是公司总经理办公室秘书，请你根据实际情况草拟会议议题、确定会议名称交给×××总经理审核。

    ●任务分析拟定会议名称，需要了解确定会议名称的基本方法和注意事项。拟定会议议题，首先要弄清楚会议议题来源;其次要注意议题确定的基本原则;最后，秘书要搞清楚议题安排原则。作为秘书，自己汇总的会议议题，必须经主管领导审核同意后，才能最终确定下发。

    基础知识

    一、确定会议名称

    1.会议名称

    会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题。俗话说，名不正则言不顺。正式会议必须有一个恰当而确切的名称。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围和规模等等。

    会议名称既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有数，作好议事准备;又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。

    大中型会议的会议名称常被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为某一会议的标志，简称“会标”。会标必须使用全称，不能随意省略文字，以免语句不通，使人产生误会，造成不良影响。

    2.确定会议名称的方法

    (1)由“单位+内容+会议种类”构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位;“第十五次全国”即会议内容;“代表大会”是会议种类。

    (2)由“单位+年度+内容+会议种类”构成，如“××公司2013年总结表彰大会”。

    (3)由“时间+会议内容+会议类型”构成。如“2013年××省公路春运票价听证会”。

    3.确定会议名称的注意事项

    (1)会议名称要用确切、规范的文字表达。

    (2)会议名称应与会议的主题、类型相符。

    (3)一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。

    二、拟定会议议题

    1.会议议题

    会议议题就是需要提交给会议讨论和决定的问题。

    会议议题是开会的前提。会议开始之前要明确会议的议题，并且要将议题及时地通知到参加会议的人员，以便与会者获得知情权;便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础工作，有利于会议目标的实现。

    依据与会议目标的贴近度，议题可分为中心议题和一般议题。会议目标不是空洞虚幻的，在会议过程中，它必须落实到具体的会议议题上。议题是为目标服务的，并为目标所制约。有什么样的会议目标，就会有什么样的会议议题。

    2.会议议题的来源

    会议的议题的来源有三个：一是来自上级机关和领导者安排的事项;二是来自下级部门提交的、需要以会议的形成研究和决定的问题;三是秘书进行调查研究、向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。

    3.会议议题确定的基本原则

    科学合理地确定议题，是保证会议质量与效率的重要因素之一。确定会议议题时应该遵循必要、明确、有限和相近的基本原则。

    (1)必要性原则。是指所拟定的议题有无在会议上讨论研究的必要。确定会议议题是否必要首先要注意的是议题的价值，议题价值就是指该议题在公司实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响到全局工作的议题，都是有价值的议题，都可以列入公司会议的讨论。而那些只对局部工作产生影响，或本应由基层部门乃至个人分工负责解决的问题，对会议来说都应属于无价值或价值不大的议题，不应列入会议讨论。

    (2)明确性原则。这包含两层含义：第一，会议议题的表述要简洁明了，既不能空洞抽象，让人反复琢磨仍摸不着头脑;也不要啰嗦，把议题的要义淹没在繁琐的表述中。第二，为议题提供相关说明性的材料，使之更清晰，以便与会人员在讨论和和决策时参考。

    明确的议题，是形成决议的前提条件之一。“明确”是会议议题的灵魂，明确的议题对于提高会议效率，保证会议质量，是十分重要的。

    (3)可行性原则。是指议题的可行性，即议题中所涉及的需要解决的问题，应具备解决的初步条件。如果把背景不清、条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决，决而难行的情况。为此，应该在提交议题前进行充分的调查。

    对于行政决策类会议而言，则是凡拟提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内的，是会议有权做出决定的事情。也就是说，会议组织者应十分清楚本会议的职权范围，不研究和决定超出本会议职权范围的问题。

    (4)有限性原则。是指一次会议议题的数量必须有一定限度，不能为会议罗列许多项议题。会议一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。对不属同类的事项，尽量通过不同的会议进行研究解决，要使参加会议的人员把精力集中到会议中心议题上来，防止一次会议议题过多，造成久议不决，难求其效。

    心理学的研究表明，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

    (5)相近性原则。是指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互联系密切的议题放在一次会议上讨论。不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题。免得使与会者的大脑思维难于转变。影响深入讨论的效果。同时，这样做也有助于减少与会人员，有利于相关部门的共同协商和议题内容的保密。

    会议议题应该从实际出发，以保证会议质量、提高会议效率为宗旨。如遇几个议题，应按其紧急，或者重要程度排列，最紧急的、最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

    工作实例

    一、确定会议名称

    1.确定会议主题及类型

    根据总经理的指令，并通过会议前期宏观策划，××公司此次会议的目标和主题是主要是和新老客户联谊，增进彼此感情，听取客户的意见和建议;同时推销新产品，安排次年产品的预订。根据会议的主题，此次会议的类型应该定为“客户联谊会”和“产品订货会”。

    2.初拟会议名称

    秘书人员综合分析会议的主题、内容等因素，初步拟定会议名称为“××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会”。

    3.报请主管领导审定

    秘书将拟定的会议名称报请总经理审定，最后确定会议名称为“××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会”。

    二、拟定会议议题

    1.发放议题申请表

    客户联谊会暨新产品订货会属于外向型的会议，会议议题主要来自上级领导，同时要由秘书人员向相应部门收集。为收集各部门需要在会上讨论的议题，秘书人员设计了“××公司会议议题申报表”，分发给公司有关部门，并要求于8月15日前提交议题申报表。会议议题申报表表样见表2－2－1。

    表2－2－1　　××公司会议议题申报表

    

    ××公司总经理办公室制

    2.收回议题申请表

    秘书人员应将发出的议题申报表收回，并在此基础上拟定会议议题。秘书人员在8月15日前收到了来自公司各部门的议题申报表。下面是公司生产部、市场与产品研发部反馈的两张议题申请表，两张申请表内容见表2－2－2、表2－2－3。

    表2－2－2　　××公司会议议题申报表

    

    ××公司总经理办公室制

    表2－2－3　　××公司会议议题申报表

    

    ××公司总经理办公室制

    3.根据议题申请表确定议题

    (1)秘书拟定会议议题初稿。秘书人员收回议题申报表后，根据申报内容以及领导批示意见，对申报议题进行整理，拟定出会议议题初稿，初稿如下：

    

    ××公司2013年客户联谊会议题(初稿)

    一、××公司服装新品生产概况报告

    1.新产品生产工艺

    2.新产品的特色

    3.我国对于儿童服装生产的相关政策

    4.国内儿童服装生产情况介绍

    5.儿童服装在中国的未来发展趋势预测

    二、国内服装生产设备情况介绍

    三、××儿童服装新品特点说明

    1.××儿童服装新品品质特点说明

    2.××儿童服装新品款式、色彩、种类特点说明

    3.××儿童服装新品审美文化特点说明

    4.“领舞潮流”T台走秀

    四、“一朝牵手，终身朋友”客户联谊活动

    1.“钻石级”销售商表彰活动

    2.服装新品有奖竞答

    3.压轴神秘大奖花落谁家

    4.经销商代表感言

    五、2013年服装新品洽谈、预订

    1.服装新品展示

    2.洽谈、预订

    (2)主管领导审定并修改会议议题。秘书人员将拟定好的会议议题送交主管领导审核定，并根据领导审定意见进行修改。××公司主管领导审定并修改意见如下：

    ××公司2013年客户联谊会议题(初稿)

    

    

    

    ××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会议题

    一、××公司服装新品生产概况报告

    1.新产品生产工艺

    2.新产品的特色

    3.我国对于儿童服装生产的相关政策

    4.国内儿童服装生产情况介绍

    5.儿童服装在中国的未来发展趋势预测

    二、××儿童服装新品特点说明

    1.××儿童服装新品材质、品质特点说明

    2.××儿童服装新品款式、色彩、种类、图案特点说明

    3.××儿童服装新品审美文化特点说明

    4.“领舞潮流”T台走秀

    三、“一朝牵手，终身朋友”客户联谊活动

    1.“钻石级”销售商表彰活动

    2.服装新品有奖竞答

    3.压轴神秘大奖花落谁家

    4.经销商代表感言

    四、2013年服装新品洽谈、预订

    1.服装新品展示

    2.洽谈、预订

    修改完成后，秘书人员应该将修改好的会议议题再次送主管领导审定。主管领导审定后，秘书人员将会议议题发给公司各部门，并要求各有关部门准备相应的会议材料。

    训练项目

    拟定会议名称和会议议题

    (1)实训目标。通过实训，要求学生掌握拟定会议名称、会议议题的方法。

    

    (2)实训背景。某公司的一次总经理办公例会上，秘书收到以下一些议题，但是秘书不知道怎么取舍，请你代他作初步分析后上报给总经理办公室主任。

    讨论公司基建项目问题，讨论新产品研发问题，讨论公司党的建设问题，讨论新产品市场推广问题，讨论公司后勤问题。

    (3)实训内容。如果你是该公司办公室秘书，请根据实训背景，拟定会议名称，拟定会议议题，要求格式正确、规范，要素齐全。

    复习思考题

    1.确定会议名称的方法有哪些?

    2.确定会议名称的注意事项有哪些?

    3.确定会议议题的原则有哪些?

    4.会议议题的来源有哪些?