固定资产专用软件如何入账

    6.4　固定资产管理系统期末处理

    企业财务制度规定，每月月末都需要进行月末对账、结账和账表管理工作。固定资产系统生成的凭证会自动传递到总账系统，在总账系统进行出纳签字、审核、记账工作。系统生成的凭证在总账系统记账后，固定资产系统才可以进行月末对账、结账工作。另外，月末还应通过固定资产系统的账表对固定资产情况进行分析，为企业决策者提供各种指标。

    6.4.1　月末对账

    1.月末对账

    系统在运行过程中，应保证本系统管理的固定资产的价值和账务系统中固定资产科目的数值相等。在两者相等的情况下才能进行月末结账工作。

    月末对账的操作步骤如下:

    ①在固定资产系统中，执行“处理→对账”命令，屏幕出现“与账务对账结果”对话框，如图6-35所示。

    

    

    图6-35　与账务对账结果

    ②单击【确定】按钮。

    提示:

    ●　只有系统初始化或选项中选择了“与账务系统对账”，才可使用本功能。

    ●　为保证固定资产管理系统的资产价值与总账管理系统中固定资产科目的数值相等，可随时使用对账功能对两个系统进行审查。

    ●　对账的操作不限制时间，任何时候都可以进行对账。系统在执行月末结账时自动对账一次，并给出对账结果。

    ●　本期增加的三项固定资产和计提的折旧额，已在固定资产系统填制了记账凭证并传递到了总账系统，但总账系统尚未记账，出现了差额。需由相关人员进入总账系统对凭证进行审核、出纳签字和记账后再重新对账，对账结果直到“平衡”为止。

    ●　如果对账不平，则可能是在固定资产系统中已经按需要根据初始化时是否选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”来判断是否可以进行结账处理。

    2.月末结账

    当固定资产管理系统完成了本月全部制单业务后，可以进行月末结账，月末结账每月进行一次，结账后当期数据不能修改。若必须修改，则可通过系统提供的“恢复月末结账前状态”功能反结账，再进行相应修改。

    月末结账的操作步骤如下:

    ①执行“处理→月末结账”命令，打开“月末结账”对话框，如图6-36所示。

    

    

    图6-36　月末结账

    ②单击【开始结账】按钮，出现“与总账对账结果”对话框。

    ③单击【确定】按钮，出现系统提示，如图6-37所示。

    

    

    图6-37　固定资产系统月末结账后系统提示信息

    ④单击【确定】按钮。

    提示:

    ●　在固定资产系统完成了本月全部业务后，可以进行月末结账。月末结账每月进行一次，结账后当期数据不能修改。

    ●　本期不结账，将不能处理下期的数据;结账前一定要进行数据备份;否则，数据一旦丢失，将造成无法挽回的后果。

    3.恢复月末结账前状态

    如果由于某种原因，在结账后发现有未处理的业务或者需要修改的事项，则可通过“恢复月末结账前状态”功能进行反结账。

    恢复月末结账前状态操作步骤如下:

    ①以要恢复结账的月份登录系统，执行“处理→恢复月末结账前状态”命令，屏幕显示恢复月末结账前状态的提示信息，如图6-38所示。

    

    

    图6-38　恢复结账提示信息

    ②单击【是】按钮，系统执行反结账操作。

    ③反结账完成后，系统提示：“成功恢复账套月末结账前状态!”单击【确定】按钮，即可返回。

    提示:

    ●　不能跨年度恢复数据，即本系统年末结转后，不能利用本功能恢复到年末结转。

    ●　恢复到某月月末结账前状态后，本账套内对该结账后所做的所有工作都可以无痕迹删除。

    ●　因为成本系统每月从本系统提取折旧费用数据，因此，一旦成本系统提取了某期的数据，则该期不能反结账。

    6.4.2　固定资产账表

    在固定资产管理过程中，财务人员通过固定资产系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的各种信息，为企业作出各种决策提供财务信息。本系统提供的报表分为五类:账簿、折旧表、统计表、分析表、减值准备表。如果所提供的报表种类不能满足需要，系统还提供了自定义报表功能，则可以根据实际要求进行设置。

    1.账簿

    固定资产管理系统提供的账簿包括固定资产总账、固定资产登记簿、固定资产明细账。这些账簿以不同方式，序时地反映了资产变化情况，在查询过程中可联查某时期(部门、类别)明细及相应原始凭证，从而获得所需财务信息。

    固定资产账簿可以在“账表”、“我的账表”、“账簿”中查询。

    2.折旧表

    固定资产核算系统提供的折旧表包括:按部门反映的折旧汇总表、固定资产折旧计算明细表和固定资产累计折旧表。通过固定资产折旧表可以了解并掌握本企业固定资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。

    固定资产折旧表可以在“账表”、“我的账表”、“折旧表”中查询。

    提示:

    ●　由于本系统不限制只能在建账当期录入原始卡片，那是因为系统使用过程中录入的原始卡片在当月计提折旧，所以在当期或上期录入原始卡片的情况下，上月计提原值加上上月增加原值减去上月减少原值不等于本月计提原值。

    ●　当有多个使用部门的资产发生原值变动时，变动的原值在各部门之间按比例分配，分配比例也可通过修改使用部门和分配比例改变，按比例变动出现的差额，按分配部门顺序归最后一个部门。

    3.统计表

    统计表是出于管理资产的需要，按管理目的统计的数据。固定资产管理系统提供了九种统计表，包括:固定资产原值一览表、固定资产变动情况表、固定资产到期提示表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表等。这些表从不同的侧面对固定资产进行统计分析，使管理者可以全面地了解企业对资产的管理、分布情况，为及时掌握资产的价值、数量以及新旧程度等指标提供依据。

    固定资产账簿可以在“账表”、“我的账表”、“统计表”中查询。

    提示:

    ●　如果在“选项”中选择了“每次登录系统时显示资产到期提示表”，则无论是否有到期的固定资产，都会显示资产到期提示表。

    4.分析表

    在固定资产系统中，分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了四种分析表:部门构成分析表、价值结构分析表、类别构成分析表、使用状况分析表。管理者可以通过这些表了解本企业固定资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。

    固定资产账簿可以在“账表→我的账表→分析表”中查询。

    5.减值准备表

    减值准备表主要反映一定期间企业固定资产的减值准备的计提、转回及其余额情况。系统提供了三种减值准备表:减值准备明细表、减值准备余额表和减值准备总表。管理者可以通过分析这些表的变动原因，预测其未来的变动趋势。

    6.自定义报表

    在以上报表不能满足企业对固定资产管理的需要时，企业可以定义适合企业固定资产管理需要的报表。